Da qualche mese, in Italia come nel resto del mondo i modelli lavorativi si sono aperti allo smart working. Si sta progressivamente mettendo da parte, dunque il pensiero secondo cui la produttività sia sempre vincolata alla presenza sul posto di lavoro e al rispetto di una specifica tabella produttiva. Le imprese di grandi dimensioni hanno avuto un ruolo pionieristico nello sperimentare e mettere in pratica il cosiddetto lavoro agile, a maggior ragione quando facevano parte del settore digitale. Si è potuto verificare, così, che la produttività aumenta se i dipendenti sono più autonomi e vengono messi nelle condizioni di gestire la vita privata in maniera più efficace.

I vantaggi offerti dallo smart working

Le imprese che decidono di ricorrere allo smart working beneficiano di un consistente aumento della produttività, pari addirittura al 15% per ciascun lavoratore in base alle stime fornite dal rapporto dell’Osservatorio del Lavoro Agile del Politecnico di Milano. Un altro vantaggio da non sottovalutare è quello relativo al risparmio energetico, perché è evidente che se alcuni lavoratori restano a casa ci sono meno postazioni attive. Infine, un aspetto non secondario è quello relativo alla più semplice integrazione dei soggetti con mobilità ridotta, anche per il motivo che questi lavoratori non devono fare i conti con i problemi correlati al raggiungimento della sede di lavoro.

I benefici per i dipendenti

È evidente, però, che per poter essere considerato una soluzione di successo lo smart working deve garantire dei benefici anche ai lavoratori, e non solo alle aziende. Da questo punto di vista, vale la pena di mettere in evidenza i miglioramenti che si riscontrano sul piano della vita personale. Inoltre i dipendenti che lavorano da casa devono godere della fiducia dei manager, il che li appaga e li motiva.

Il risparmio di tempo

Non essere costretti a recarsi in azienda per lavorare vuol dire risparmiare un bel po’ di tempo, visto che si evitano tutti gli spostamenti. Si può dire addio alla vita da pendolari, ai ritardi dei mezzi di trasporto pubblici, al traffico delle ore di punta, ai treni sovraffollati, alla ricerca disperata del parcheggio e a tutti gli altri inconvenienti di cui ci si dimentica quando si lavora dallo studio o dal soggiorno di casa propria. Ma tutto questo permette anche di spendere meno, perché si consuma meno benzina (se si era soliti andare al lavoro in auto) e non si spendono soldi per i mezzi pubblici. È evidente, poi, che pranzando a casa e non al bar si mangia meglio e si paga di meno.

Gli altri aspetti da considerare per la promozione dello smart working

I dipendenti che sperimentano lo smart working possono approfittare di una vita familiare più soddisfacente. Gestire il flusso di lavoro da casa permette di avere più tempo a disposizione da dedicare ai propri cari, ma anche alle proprie esigenze e alle proprie passioni. Non va dimenticato, poi, che lo smart working permette di ridurre le emissioni di anidride carbonica: ogni 40 chilometri percorsi, 135 chili in meno.

Lo smart working e il tracciamento dei risultati

Stando alle indicazioni fornite dall’Osservatorio per il Lavoro Agile del Politecnico di Milano, è in costante aumento il ricorso allo smart working, per una tendenza che favorisce una maggiore gratificazione personale dei lavoratori. Circa 3 intervistati su 4 affermano di essere più produttivi e più fiduciosi rispetto ai colleghi che devono recarsi fisicamente in ufficio. D’altro canto, si pone il problema del tracciamento dei risultati, correlato a una diversa modalità di gestione del lavoro e all’utilizzo di strumenti di comunicazione differenti da quelli a cui si era abituati.

Il ruolo della tecnologia

Il soccorso offerto dalla tecnologia si dimostra prezioso anche in questo caso. App come Evernote, Asana e Trello, per esempio, consentono a chi lavora da casa di monitorare i diversi impegni quotidiani e a gestire tutti i progetti in cui si è coinvolti. I team leader, al tempo stesso, hanno la possibilità di valutare il raggiungimento degli obiettivi e controllare il modus operandi dei dipendenti. Altri strumenti utili sono Dropbox, OneDrive e Drive, che permettono di creare e organizzare documenti, ma soprattutto di scambiare e condividere file attraverso i servizi cloud.

La gestione del personale

Sono stati messi a punto anche programmi per gestire i prodotti e il personale da remoto: basti pensare ai software per la gestione delle presenze e delle ferie, o a quelli per le timbrature digitali. Non vanno dimenticati i time trackers che consentono di tracciare la quantità di tempo che viene riservata alle varie mansioni. Un aspetto importante è quello relativo alla sicurezza digitale, con le imprese che devono attivarsi per prevenire la perdita di dati, non solo con una corretta gestione delle password ma anche tramite il ricorso alle VPN per l’attivazione di connessioni protette sui vari device.